“IMPORTANT INFORMATION!

Smart Family Meet has to be postponed to the year 2021

 

Dear smart friends,

 

As you all know, the corona pandemic is currently causing massive restrictions on public life around the world. We have been closely monitoring the situation for months and wondered whether we can hold our event this year as planned. Unfortunately, we now have the situation that an event like our smart family meet 2020 in August of this year is not possible. Yes, the spread of the pandemic has been severely restricted. And it is also true that the EU is again considering opening the currently closed borders. But unfortunately that is not certain and that does not mean that an event as planned by us can also be carried out. It was a difficult decision for us. Of course, we also coordinated with smart as our sponsor.

 

We are extremely sorry that we are not allowed to experience this great event with you this year, but we have to bear in mind the following:

 

– In order to manage the organization of the event, we would have had to travel between the venues to coordinate. This would have required completely open borders no later than June 1, 2020. Unfortunately, the borders are closed until at least June 13, 2020. It is not certain whether they will be opened afterwards.

 

– The relevant authorities in the three countries cannot currently tell us whether and under what conditions events like ours will be approved in August 2020.

 

– We have registrations from many countries, including countries from outside the EU. Smart friends from some countries may not be able to participate because borders are still closed. Our opinion: Everyone or nobody. We want to organize an event for ALL smart friends and not just for fans from some countries.

 

– The corona crisis is also affecting the economy, with financial consequences for many of us. Unfortunately it is possible that for financial reasons this year participants have to forego participation or due to the situation at the beginning of August they are unable to take vacation for the event.

 

– Nobody knows how the corona pandemic is developing. We cannot and do not want to take the risk that even one participant becomes infected at our event.

 

All these facts speak against smart family meet this year. So we had to make the decision to meet our smart nfamily meet event to the new date, August 03-08, 2021 to postpone.

 

We are sure that we ultimately made this difficult decision in the interest of the entire smart community. We will tell you in the next few days how we will proceed with the existing registrations. We will write to anyone who has already paid their participation fee in the next few days. You could be sure that no one will lose the money they have already deposited. If you have already booked overnight stays independently, you must of course cancel them. For those who made reservations at the Mercure Jelenia Góra Hotel using our “smart” promotion code:

 

Here we are talking to the hotel to find a solution for a general cancellation including reimbursement or, if requested, a rebooking for the year 2021. Please stay healthy and we are really looking forward to making smart family meet an unforgettable event with you next year.

 

Your smart family meet organization team.”

 

“ACHTUNG!

smart family meet muss leider verschoben werden

 

Liebe smartfreunde,

 

Wie ihr ja alle wisst, sorgt die Corona Pandemie derzeit zu massiven Einschränkungen des öffentlichen Lebens in der ganzen Welt.

Wir haben die Situation schon seit Monaten genau beobachtet und uns Gedanken gemacht, ob wir unser Event in diesem Jahr wie geplant durchführen können. Leider sind wir zu dem Schluss gekommen, daß ein Event wie unser smart family meet 2020 im August dieses Jahres nicht durchführbar ist.

 

Ja, die Ausbreitung der Pandemie konnte sehr stark eingeschränkt werden. Und es stimmt auch, das innerhalb der EU wieder über eine Öffnung der derzeit geschlossenen Grenzen nachgedacht wird.

 

Aber leider ist das nicht sicher und auch das bedeutet noch nicht, daß auch ein Event wie von uns geplant auch durchgeführt werden kann. Wir haben uns diese Entscheidung wirklich nicht leicht gemacht, reiflich überlegt und uns natürlich auch mit smart als unserem Sponsor abgestimmt.

 

Es tut uns unendlich leid, daß wir in in diesem Jahr nicht mit Euch dieses tolle Event erleben dürfen, aber wir müssen uns leider Folgendes vor Augen führen:

 

– Um die Organisation des Events zu „stemmen“, hätten wir zwecks Abstimmung zwischen den Veranstaltungsorten pendeln müssen. Dazu hätte es komplett offener Grenzen spätestens am 01.06.2020 bedurft. Leider sind die Grenzen noch bis mindestens 13.06.2020 geschlossen. Ob sie danach geöffnet werden, ist nicht sicher.

 

– Die entsprechenden Behörden in den drei Ländern können uns zum heutigen Zeitpunkt nicht sagen, ob und zu welchen Bedingungen Events wie unseres im August 2020 genehmigt werden.

 

– Wir haben Anmeldungen aus vielen Ländern, darunter auch aus Ländern, welche nicht der EU angehören. Es kann sein, daß smartfreunde aus einigen Ländern nicht teilnehmen können, da Grenzen noch geschlossen sind. Hier sagen wir eindeutig: Alle oder niemand. Wir wollen ein Event für ALLE smartfreunde organisieren und nicht nur für Fans aus einigen Ländern.

 

– Die Corona Krise schlägt auch auf die Wirtschaft durch mit finanziellen Folgen für viele von uns. Es ist leider möglich, daß in diesem Jahr Teilnehmer aus finanziellen Gründen auf eine Teilnahme verzichten müssen oder aufgrund der Situation Anfang August keinen Urlaub für das Event bekommen.

 

– Wir wissen alle nicht, wie sich die Corona Pandemie weiter entwickelt. Das Risiko, daß sich auch nur ein Teilnehmer bei unserem Event infiziert, können und wollen wir nicht eingehen.

 

Diese ganzen Fakten sprechen gegen smart family meet in diesem Jahr. Deshalb haben wir uns schweren Herzens entschieden, unser Event smart family meet auf den neuen Termin 03. – 08. August 2021 zu verschieben. Wir sind uns sicher, diese schwere Entscheidung letztendlich im Interesse der ganzen smart community getroffen zu haben. Wir werden Euch in den nächsten Tagen mitteilen, wie wir mit den bereits vorhanden Anmeldungen verfahren. Jeden, der bereits seine Teilnehmergebühr entrichtet hat, werden wir in den nächsten Tagen anschreiben. Ihr könnte Euch sicher sein, das niemand sein bereits eingezahltes Geld verlieren wird. Wer schon selbst unabhängig Übernachtungen gebucht hat, muss diese natürlich stornieren. Für diejenigen, welche im Mercure Hotel Jelenia Góra über unseren Promotioncode „smart“ reserviert haben: Hier sind wir mit dem Hotel im Gespräch, um eine Lösung für eine generelle Stornierung inkl. Erstattung bzw. auf Wunsch eine Umbuchung auf das Jahr 2021 zu finden.

 

Bitte bleibt gesund und wir freuen uns ganz gewaltig, mit Euch im nächsten Jahr smart family meet zu einem unvergesslichen Event zu machen.

 

Euer Orgateam smart family meet.”